On-line jednání rady nebo vedení PS – jak na to
Vzhledem k dlouhodobě nepříznivé epidemiologické situaci, kdy se není legálně možné potkat na radě (vedení) PS je třeba jednání rady (vedení) PS uskutečnit on-line. On-line jednání je samozřejmě možné použít i za stavu, kdy bude možné se setkat.
Doporučený postup je potkat se přes webovou aplikaci, která umožnuje on-line jednání (Google Meet, Google Hangouts, Zoom, Skype, Jitsi Meet, atd.) a probrat jednotlivé body z programu rady či vedení PS a následně vedoucí PS vyhlásí korespondenční hlasování.
Pokud pobočný spolek Pionýra (PS) nemá svým vnitřním jednacím řádem stanoven postup pro korespondenční nebo telefonické hlasování rady pobočného spolku nebo výkonného orgánu pobočného spolku, použije pro jeho zajištění a průběh přiměřeně ustanovení 5.7 až 5.12 jednacího řádu ČRP s tím, že vlastní realizaci zajišťuje statutární orgán pobočného spolku nebo jím pověřená osoba (tuto úpravu schválila ČRP v listopadu 2020).
Ustanovení 5.7. až 5.12. jednacího řádu ČRP:
5.7. Česká rada Pionýra může v době mezi jednáními hlasovat i korespondenčně (elektronickou či běžnou poštou) nebo telefonicky, pokud návrh usnesení nesnese odkladu. O použití této formy hlasování rozhoduje předseda Pionýra nebo předseda Kontrolní komise Pionýra, realizací je pověřeno Ústředí Pionýra.
5.8. Při korespondenčním hlasování musí být obesláni všichni delegáti v ČRP: a) delegáti v ČRP, kteří mají nahlášen e-mail, obdrží návrh usnesení do své e-mailové schránky; b) u delegátů v ČRP nemajících e-mail se použije telefonické hlasování.
5.9. Při korespondenčním hlasování se za přítomné považují všichni delegáti v ČRP, přičemž ti, kteří neodešlou ve stanoveném termínu svoji odpověď, jako by se zdrželi hlasování. Termín pro hlasování musí být nejméně 10 dní. E-mailem hlasující delegáti v ČRP jsou obratem (nejpozději následující pracovní den) informováni zpětným emailem o řádném zaznamenání jejich hlasování.
5.10. Návrh usnesení pro korespondenční a telefonické hlasování musí obsahovat zdůvodnění neodkladnosti materiálu a stručný a jasný návrh usnesení umožňující pouze odpověď „PRO NÁVRH“ nebo „PROTI NÁVRHU“. Nelze takto hlasovat o více variantách, podávat protinávrhy a pozměňující dodatky.
5.11. Korespondenční a telefonické hlasování je automaticky považováno za jmenovité hlasování dle třetí odrážky bodu 5.1.
5.12. Zpráva o výsledku korespondenčního či telefonického hlasování musí být předložena písemně na nejbližším zasedání ČRP.
Poznámky
- maily s hlasováním od jednotlivých členů rady si vytiskněte nebo uložte v pdf pro případné doložení řádného schválení jednotlivých bodů (rozpočet, závěrka, volba statutára, atd).
- odkazy na webové aplikace umožňující on-line jednání najdete v souvisejících odkazech, vizz níže.
- u Google Meet většinou platí, že ten kdo vytvoří schůzku, musí ostatním povolit přístup, takže by měl být u PC, notebooku či mobilu ideálně o něco dříve než má schůzka začít.